Personal Efficiency and Managing Meetings Training Course

Hiểu về Bản thân và Người khác

• Hiểu rằng khi chúng ta yêu cầu người khác tham dự một cuộc họp, chúng ta đang áp đặt danh sách ưu tiên của mình lên họ
• Điều gì khiến chúng ta hành xử như vậy?
• Chúng ta có nhận thức được hành vi của mình ảnh hưởng đến người khác như thế nào không: họ có luôn phản hồi theo cách chúng ta muốn và theo cách họ nên làm không? Nếu không, tại sao…?

Quy trình Quản lý Cuộc họp

• Tại sao một cuộc họp lại cần thiết; những lựa chọn thay thế nào có sẵn; có lựa chọn nào tốt hơn không?
• Quy trình gọi, quản lý và chuẩn bị cho các cuộc họp:
  • Tạo một chương trình nghị sự ý nghĩa bao gồm các mục tiêu của cuộc họp, các chủ đề cần thảo luận và thời gian dự kiến
  • Chỉ mời những người phù hợp – và không ai khác
  • Quản lý cuộc họp: chỉ cho phép những đóng góp liên quan (nhưng cẩn thận phân biệt giữa liên quan và không liên quan); tuân thủ chương trình nghị sự; giữ đúng thời gian
  • Tạo ra kết quả: không nhất thiết phải có biên bản chi tiết, nhưng ít nhất là các hành động cần thực hiện
  • Sắp xếp các cuộc họp tiếp theo

Tham dự Cuộc họp

• Tôi có cần tham dự tất cả các cuộc họp mà tôi được mời không?
• Làm thế nào để tôi quyết định có nên (hay không) tham dự các cuộc họp?
• Tôi có những lý do gì để từ chối tham dự?
• Tôi được phép làm gì khác trong một cuộc họp liên quan đến người tham dự, chủ đề đang được thảo luận và thời gian?

Các Vấn đề Hiệu quả Cá nhân và Thời gian Management khác

• Đặt Mục tiêu – cá nhân và chuyên nghiệp – và tuân thủ chúng
• Ưu tiên Công việc
  • Làm thế nào để tôi quyết định điều gì cần được thực hiện?
  • Làm thế nào để tôi ưu tiên các hoạt động này?
• Thời gian do Nhân viên áp đặt: nhân viên và đồng nghiệp của tôi đang làm việc cho tôi hay tôi đang làm việc cho họ…?
• Kẻ cắp Thời gian: điều gì khác đánh cắp thời gian của tôi và tôi có thể làm gì về điều đó?
  • E-mails
  • Cuộc gọi điện thoại
  • Sự gián đoạn không lường trước
  • Các hoạt động thay thế: trì hoãn…
  • Những thứ khác…
• Ủy quyền Hiệu quả
• Assertiveness: tìm kiếm sự thỏa hiệp; học cách nói “không” một cách hiệu quả